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Créer une liste déroulante Excel (le guide ultime)

Excel est sans aucun doute le tableur le plus connu et utilisé du monde, et très probablement le plus efficace, grâce à tout un panel d’options et de fonctionnalités plus utiles les que les autres. L’une de ces fonctionnalités est celle qui nous permet de créer une liste déroulante Excel.

Si vous ne savez pas exactement ce que c’est qu’une liste déroulante Excel, et bien ce n’est pas grave car c’est très facile à comprendre, nous allons le voir dans ce guide !

Une liste déroulante est tout simplement une fonctionnalité qui nous permet d’avoir un choix de valeurs à introduire en nous proposant ce que l’on appelle un menu déroulant, qui est tout simplement une liste de choix. Grace à cette liste, il suffit de choisir la valeur qu’on veut saisir.

Créer une liste déroulante Excel peut nous éviter plein de d’étapes fastidieuses et d’erreurs probables quand on a des tonnes de valeurs à saisir. Elle nous permet de :

  • Passer outre la saisie des mêmes valeurs ;
  • Une plus grande facilité dans la réalisation de nos cumuls ;
  • Une uniformisation efficace de libellés.

Il est utile de souligner que plusieurs méthodes et fonctionnalités permettent de réaliser des listes déroulantes. Nous allons vous présenter toutes les techniques, des plus basiques et faciles à mettre en œuvre, aux plus performantes, mais demandant un peu plus d’investissement.

Nous allons également vous faire découvrir la création des listes semi-automatiques, mais aussi tout ce qui est en rapport avec la validation des données, de l’ajout ou de la suppression d’éléments et de leur affichage.

Comment créer une liste semi-automatique ?

Il y a un concept très facile derrière ce nom un peu trop savant. La liste semi-automatique est tout simplement une liste qui vous évite la peine de saisir les mêmes valeurs plus d’une fois, et ce sans aucune programmation, ou activation d’une quelconque option dans le tableur Excel. C’est le logiciel qui s’occupe de tout.

Pour mieux comprendre, nous allons vous expliquer étape par étape comment créer une liste semi-automatique, avec des exemples illustrés et bien détaillés.

  1. Commencez par lancer votre tableur Excel et ouvrir un nouveau tableau de calcul.
  2. Tapez deux valeurs (mots) dans deux cellules d’une colonne ; comme illustré dans la colonne B de l’exemple ci-dessous.
  3. Allez ensuite vers la cellule du dessous et tapez quelques lettres d’une valeur que vous avez saisi juste avant, dans la même colonne, et vous allez vous apercevoir qu’Excel va vous proposer au fur et à mesure que vous tapez les lettres une ou deux des valeurs parmi celles que vous avez déjà saisi. C’est ce qu’on appelle la saisie semi-automatique.
  1. Il se peut toutefois que les suggestions ne s’affichent pas. Dans ce cas il vous faudra appuyer sur la touche Alt + la touche flèche vers le bas, et Excel vous fournira la liste de toutes les valeurs saisies.
  1. Vous pouvez également cliquer sur le bouton droit de votre souris, choisir dans le menu « Liste déroulante de choix… », ce qui va également vous afficher la liste.
Créer une liste déroulante Excel

Il est utile de noter que cette liste ne marche que pour des lettres ; autrement dit ça ne fonctionne que pour saisir du texte et non pour des valeurs numériques comme des chiffres ou des dates.

Dans le cas où vous voudriez désactiver la liste semi-automatique il suffit de décocher la case « saisie semi-automatique » qui se trouve dans le menu des options avancées.

Excel

Créer une liste déroulante Excel avec validation des données

La validation des données est une autre fonctionnalité du tableur Excel. Elle permet à l’utilisateur de choisir lui-même valeur qu’il veut saisir à condition que cette dernière soit déjà prédéfinie et incluse dans les données de validation.

Les données de validation sont définies par l’utilisateur du tableur, il peut donc se permettre de ne saisir dans les cellules que des nombres ne dépassant pas 10, des dates situées entre deux limites, ou seulement des libellés qui dépassent les 5 caractères. Mais ce qui nous intéresse ici c’est la fonction qui permet des créer des listes déroulantes avec des valeurs déjà préétablies.

Cela peut sembler un peu compliqué au début, mais avec ces étapes détaillées et nos exemples illustrés tout sera parfaitement clair, car il est facile d’apprendre à créer des listes déroulantes Excel avec validation de donnée.

Créer une liste déroulante Excel avec des valeurs fixes

La méthode que nous allons vous faire découvrir ici est simple et rapide, mais elle est surtout parfaitement adaptée pour créer des listes déroulantes avec très peu de valeurs.

Pour ce faire, suivez ces quelques étapes toutes simples afin d’apprendre à faire des listes déroulantes avec des valeurs fixes :

  1. Commencez par sélectionner les cellules où vous voulez faire apparaitre votre liste déroulante.
liste déroulante avec valeurs fixes
  1. Allez dans le ruban Excel, puis dans l’onglet « Données » et cliquez sur « Validation de données. »
valeurs fixes
  1. Une fois dedans, choisissez « Liste », puis entrez les valeurs de votre liste déroulante en tachant de les séparer avec des points virgules, et sans laisser d’espace entre les valeurs saisies ex : oui;non;peut-être.
liste excel
  1. Il ne vous reste plus qu’à vérifier votre liste !

Il est utile de signaler que dans ce genre de source il faut faire attention aux majuscules ; autrement dit, si on saisit dans la source « Grave », avec une majuscule alors qu’on essaye de faire entrer la valeur « grave », Excel va vous signaler une erreur.

  1. Faire une liste déroulante Excel à partir d’une plage de cellules :
  2. Commencer par établir les valeurs, dont vous voulez que votre liste déroulante soit constituée, dans une plage sur le classeur.
  1. Vous devez sélectionner les cellules où vous voulez faire apparaitre votre liste déroulante.
  2. Allez dans le ruban Excel>données>validation de données.
liste déroulante validation des données
  1. Sélectionnez « liste » et insérez les valeurs que vous avez préétabli.
liste excel
  1. Il ne vous reste qu‘à confirmer et dérouler votre liste.

Une liste déroulante à partir d’une plage nommée

Réaliser une liste déroulante à partir d’une plage nommée peut s’avérer grandement utile pour créer des listes qui comportent beaucoup de valeurs, ainsi il nous suffira, après avoir établi la liste des valeurs, d’insérer la source dans les cellules de votre choix.

Pour comprendre comment faire une liste déroulante à partir d’une plage nommée il vous suffira de suivre ces étapes et de regarder les exemples illustrés :

  • Pour commencer il vous faudra établir une plage nommée, soit, dans cet exemple, une liste de 10 présidents américains.
  • Une fois que vous avez saisi les noms qui constitueront votre liste, il vous faudra ensuite aller dans la zone nom, elle est juste en dessus de la colonne A, et de nommer la liste. Pour notre part nous avons choisi de la nommer « présidents ». (Le nom doit seulement être constitué des lettres A~Z)
  • Tachez maintenant de sélectionner votre liste.
Une liste déroulante à partir d’une plage nommée
  • Une fois votre plage nommée et sélectionnée, il vous faudra aller sur le ruban Excel et cliquer sur « validation des données ».
  • Cliquez sur « liste » dans le sous-menu « Autoriser : » puis tapez le signe (égal) = dans le sous-menu « Source : » suivi du nom de votre liste puis cliquez sur « OK ».
autoriser liste
  • Maintenant que votre liste déroulante est prête, vous pouvez l’insérer dans n’importe quelles cellules, vous n’avez qu’à les sélectionner et aller de nouveau dans données>validation de données>autoriser liste, puis quand vous arrivez dans le sous-menu « Source : », cliquez sur F3 et la liste préétablie s’affichera et vous n’aurez qu’à la sélectionner.
  • Cliquez sur OK : et voilà, vous avez créé une liste déroulante à partir d’une plage nommée !

Une liste déroulante dynamique à partir d’un tableau Excel

Ce qui est bien avec les listes déroulantes dynamiques, c’est qu’elles peuvent s’adapter en temps réel aux changements que l’on effectue dans la liste source.

Voilà comment réaliser une liste déroulante dynamique à partir d’un tableau Excel étape par étape.

  • Sélectionnez votre tableau source.
  • Allez vers insertion>tableau> puis appuyez sur « OK ».
liste déroulante dynamique à partir d’un tableau Excel
  • Vérifiez le nom de votre tableau en sélectionnant ce dernier. Vous trouverez le nom donné par Excel dans la zone nom.

Ne tenez pas compte des en-tête en sélectionnant.

  • Sélectionnez les cellules o vous voulez insérer votre liste déroulante, puis allez vers donnée>validation des données>autoriser liste> et tapez ceci dans la barre du code source : « =INDIRECT (“le nom du tableau [en tête]“]) », puis cliquez sur « OK ».
  • Votre liste dynamique est prête. Vous pouvez ensuite changer votre tableau source et votre liste changera elle aussi en temps réel.

Créer une liste déroulante à partir d’une formule Excel

La création d’une liste déroulante à partir d’une formule Excel fait appel à la fonction DECALER dans Microsoft Excel, dont la syntaxe est :

« DECALER(ref,lignes,colonnes,[hauteur],[largeur]) »

Après la saisie de données en colonnes, vous devez sélectionner la cellule où doit s’afficher la liste déroulante Excel.

Ensuite, cliquez sur l’onglet Données > Validation des données> Autoriser> liste.

Tapez dans la zone Source la fonction suivante en respectant sa syntaxe, avec les données de notre exemple : « =DECALER($G$6;0;0;NBVAL($G:$G)-1;1) »

Dans notre exemple :

« Ref =$G$6 » fait référence à la première cellule de notre liste.

« Ligne et colonnes =0,0 », afin de ne pas appliquer un décalage horizontal ni vertical.

« [Hauteur]= NBVAL($G:$G)-1 » , afin de compter le nombre de cellules non vides tout au long de la colonne, en épargnant la première case.

« [largeur]= 1 » correspond au nombre de colonnes existantes

liste déroulante à partir d'une formule Excel

Ajouter un élément à une liste déroulante Excel

Nous avons vu dans plusieurs exemples précédents que c’est tout à fait facile d’ajouter un élément à une liste déroulante. Voilà comment faire :

  • Allez dans votre liste source et sélectionnez l’emplacement où vous voulez ajouter votre élément.
  • Si c’est en bas de la liste il suffit de saisir directement l’élément.
  • Si l’élément à ajouter se situe en haut ou bien au milieu de la liste, alors cliquez sur le bouton droit de la souris et décalez les cellules de la façon qui vous convient.
  • Une fois les cellules décalées, il ne vous reste qu’à saisir votre élément dans la liste source et il s’ajoutera automatiquement dans la liste déroulante.

Supprimer un élément d’une liste déroulante Excel 

Il se peut parfois que l’on veuille supprimer un élément de notre liste déroulante ; pour se faire :

  • Sélectionnez l’élément que vous voulez supprimer ;
  • Faites un clic droit sur l’élément ;
  • Cliquez sur « supprimer » sur le menu contextuel ;
  • Décaler les cellules vers le haut pour combler le vide.

Supprimer une ou plusieurs listes déroulantes de la feuille de calcul

Vous pouvez aussi supprimer des listes déroulantes sans pour autant toucher aux cellules qui les contiennent :

  • Sélectionnez une ou plusieurs cellules qui contiennent la liste déroulante.
  • Allez sur données>validation des données.
  • Si vous vous souhaitez vous débarrasser de toutes les listes déroulantes, cochez sur la case appliquer ces modifications à toutes les cellules aux paramètres identiques.
Supprimer une ou plusieurs listes déroulantes de la feuille de calcul
  • Cliquez enfin sur « OK » et la ou les listes seront supprimées sans pour autant toucher aux cellules.

Ajouter un message d’aide à la liste déroulante

Si l’on souhaite aider les utilisateurs du tableau à s’y repérer on peut ajouter des bulle d’aide aux liste déroulante :

  • Sélectionnez la liste ou vous voulez ajouter un message d’aide ;
  • Allez sur données>validation de données>message de saisie ;
  • Tapez votre message.
Ajouter un message d’aide à la liste déroulante

Afficher un message d’erreur dans une liste déroulante

Il se peut que les utilisateurs du tableur fassent des erreurs en saisissant les mauvaises valeurs. Dans ce cas-là il est très utile, voire obligatoire, qu’ils reçoivent un message d’erreur. Voilà la démarche pour afficher un message d’erreur dans une liste déroulante :

  • Sélectionnez la ou les listes où vous voulez qu’un message d’erreur s’affiche.
  • Allez sur données>validation des données>alerte d’erreur.
  • Vous aurez le choix entre stop qui ne permettra pas l’entrée de la valeur, avertissement qui émettra un message mais autorisera l’entrée de la valeur si l’utilisateur le confirme, et enfin informations, qui informera l’utilisateur de l’erreur mais qui autorisera sa validation.

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